WhatsApp Business : guide pratique pour les entreprises au Sénégal

Pourquoi WhatsApp Business plutôt que WhatsApp classique ?

WhatsApp Business est une application distincte de WhatsApp, destinée aux entreprises. Elle permet notamment d’avoir un profil professionnel, un catalogue de produits ou de services, des réponses rapides, des messages automatiques et des étiquettes pour classer vos contacts. Les fonctions évoluent : vérifiez les options disponibles dans l’application.

Utilisez de préférence un numéro dédié à l’entreprise plutôt que votre numéro personnel.

Étape 1 : compléter le profil

• Nom de l’entreprise, tel que vos clients le connaissent.
• Catégorie d’activité.
• Description courte : ce que vous faites et pour qui.
• Adresse, horaires d’ouverture, e-mail, site web et liens vers vos réseaux sociaux.
• Logo en photo de profil.

Étape 2 : créer un catalogue

Ajoutez vos produits ou vos services avec une photo, un nom, une description et, si vous le souhaitez, un prix. Un catalogue clair évite de répondre dix fois aux mêmes questions et permet au client de choisir avant de vous écrire.

Étape 3 : préparer les messages automatiques

• Message d’accueil : envoyé à la première prise de contact. Remerciez, dites ce que vous pouvez faire et quand vous répondez.
• Message d’absence : envoyé en dehors de vos horaires. Indiquez quand vous serez de retour.
• Réponses rapides : des raccourcis pour vos réponses fréquentes (adresse, horaires, modalités de paiement, délais).

Gardez un ton chaleureux et naturel : un message automatique ne doit pas ressembler à un robot.

Étape 4 : organiser avec des étiquettes

Classez vos conversations avec des étiquettes simples : « nouveau contact », « devis envoyé », « commande en cours », « payé », « à relancer ». Vous suivez ainsi chaque client sans rien oublier.

Étape 5 : faciliter le premier message

Créez un lien direct vers votre WhatsApp avec un message prérempli, du type https://wa.me/221XXXXXXXXX?text=Bonjour (votre numéro, avec l’indicatif du pays, sans espaces ni signe +). Placez-le sur votre site, vos réseaux sociaux et votre fiche Google. Vous pouvez aussi le transformer en code QR pour vos affiches et vos cartes de visite.

Étape 6 : utiliser les statuts et les listes de diffusion

• Statuts : publiez vos nouveautés, vos promotions et vos coulisses. Ils disparaissent après 24 heures.
• Listes de diffusion : n’écrivez qu’à des personnes qui ont enregistré votre numéro et accepté de recevoir vos messages. N’envoyez pas de messages en masse à des inconnus.

Les bonnes pratiques

• Répondez vite. Un client qui attend va voir ailleurs. Indiquez vos délais habituels.
• Restez professionnel : orthographe soignée, ton poli, réponses claires.
• Ne harcelez pas : une relance polie suffit.
• Ne créez pas de groupes sans accord.
• Sauvegardez vos conversations et protégez votre téléphone.
• Respectez la vie privée : ne partagez pas les coordonnées d’un client sans son accord.

Quand passer à l’étape supérieure ?

L’application WhatsApp Business convient très bien à une petite équipe. Si plusieurs personnes doivent répondre en même temps, ou si vous recevez beaucoup de messages, il existe une offre professionnelle (API WhatsApp Business) proposée par des prestataires agréés. Elle demande une mise en place et un budget.

ISCOVA vous accompagne sur votre présence en ligne, de WhatsApp à vos réseaux sociaux, et propose des formations et du coaching pour que vous gériez ces outils vous-même.