Organiser un événement d’entreprise à Dakar : le rétroplanning complet

D’abord : à quoi sert l’événement ?

Faire connaître une nouveauté, remercier des clients, former une équipe, nouer des partenariats, vendre : un événement sans objectif clair devient une réunion coûteuse. Écrivez l’objectif en une phrase, le public visé et ce que vous voulez qu’il fasse ou retienne en repartant. Tout le reste en dépend.

Environ 3 mois avant (J-90) : cadrer

• Fixer l’objectif, le public et le nombre d’invités attendus.
• Définir le budget, avec une marge d’imprévu.
• Choisir une date en évitant les périodes chargées : fêtes religieuses, jours fériés, grands rendez-vous nationaux, périodes de vacances.
• Repérer des lieux possibles et en visiter deux ou trois.

J-60 : réserver et préciser

• Réserver le lieu, et vérifier l’accès, le stationnement, l’alimentation électrique et la capacité réelle.
• Établir le programme, avec les horaires et les intervenants.
• Choisir les prestataires : son, lumière, accueil, restauration, photographe ou vidéaste. Demandez plusieurs devis.
• Vérifier les autorisations nécessaires selon le lieu et le type d’événement, notamment pour un événement sur la voie publique.

J-45 : préparer la communication

• Créer l’identité de l’événement : nom, visuel, message principal.
• Préparer les supports : invitations, affiches, bâches, signalétique, badges. Voir nos panneaux et supports imprimés.
• Préparer les publications pour les réseaux sociaux et les messages WhatsApp.
• Contacter les partenaires, les intervenants et, si besoin, des influenceurs.

J-30 : annoncer

• Envoyer les invitations et ouvrir les inscriptions ou les confirmations.
• Lancer la campagne d’annonce en ligne et sur le terrain.
• Montrer les coulisses de la préparation pour donner envie de venir.

J-14 à J-7 : verrouiller

• Relancer les invités qui n’ont pas confirmé.
• Confirmer par écrit chaque prestataire : horaires, matériel, personnes de contact.
• Faire le point sur le nombre de participants et ajuster les quantités (restauration, badges, chaises).
• Préparer un document de déroulé minute par minute et le partager avec l’équipe.

J-1 : tout vérifier sur place

• Visiter le lieu : installation, signalétique, tests du son, de la lumière et de la projection.
• Briefer l’équipe d’accueil.
• Rappeler l’événement aux invités (message le soir ou le matin).

Le jour J : la checklist

• Arriver tôt et refaire un tour complet.
• Prévoir une solution pour les coupures d’électricité : groupe électrogène ou onduleurs pour le son et la projection.
• Prévoir la chaleur : ventilation, ombre, eau pour les invités.
• Prévoir la circulation à Dakar : indiquer un horaire d’arrivée avec de la marge et un plan d’accès clair.
• En cas d’événement en extérieur pendant la saison des pluies, avoir un plan B abrité.
• Désigner une personne qui coordonne et qui prend les décisions.
• Faire des photos et de courtes vidéos pour les réseaux sociaux.

Après l’événement (J+1 à J+7)

• Remercier les participants, les intervenants et les partenaires.
• Publier les photos et un court résumé.
• Faire le bilan : objectif atteint ? budget respecté ? ce qui a bien fonctionné, ce qu’il faut changer.
• Garder les contacts recueillis pour la suite.

Les erreurs à éviter

• Annoncer trop tard.
• Choisir une date qui chevauche un grand événement.
• Oublier le plan B (électricité, pluie, retard d’un prestataire).
• Ne pas prévoir de suivi après l’événement.

ISCOVA peut vous accompagner sur la préparation et la promotion de votre événement : voir notre page événementiel à Dakar.