ISCOVA TransitFlow
Solution de gestion du transit et du transport
Dossiers, documents, frais, équipes et missions : les informations d’un transitaire ou d’un transporteur rangées au même endroit, avec des droits d’accès pour chacun.
Du dossier éparpillé au dossier partagé
Dans beaucoup d’entreprises de transit et de transport, un dossier vit à la fois dans un classeur, un fichier Excel, des conversations WhatsApp et la mémoire de quelqu’un. Un collègue absent peut bloquer une affaire.
TransitFlow remplace ces morceaux par un dossier par conteneur, consultable par toute l’équipe autorisée : identification, formalités, livraison, documents, frais et historique. Les mises à jour de chacun s’y accumulent, sans effacer ce qui a été fait avant.
Ce que contient un dossier
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Identification
Numéro de conteneur contrôlé, type, connaissement, armateur, navire, port et date d’arrivée prévue du navire.
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Formalités
Statut des formalités de douane et référence associée, pour savoir où en est le dédouanement.
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Livraison
Destinataire, téléphone, adresse, date de livraison prévue et date limite de retour du conteneur vide.
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Documents
Pièces jointes au format PDF ou image (1,5 Mo au maximum chacune), classées par catégorie et visibles de l’entreprise propriétaire du dossier seulement.
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Frais et factures
Suivi interne des frais, factures et paiements en FCFA, avec statut et échéance. TransitFlow n’encaisse rien : il garde la trace.
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Historique
Chaque changement d’étape, correction ou note est daté et consigné, pour répondre à la question « qui a fait quoi, et quand ? ».
Une équipe, trois rôles
Chaque entreprise dispose d’un compte avec plusieurs utilisateurs, invités par lien par le propriétaire.
- Propriétaire : accès complet, y compris les utilisateurs et les réglages de l’entreprise ;
- Responsable : gère les opérations au quotidien ;
- Agent : consulte les dossiers et met à jour les statuts.
Le nombre d’utilisateurs et de dossiers actifs dépend de la formule choisie.
Ce que le transporteur ne voit jamais
Un transitaire peut confier la livraison d’un conteneur à un transporteur sans lui ouvrir tout le dossier. Le transporteur reçoit une vue limitée de la mission : numéro et type de conteneur, port, adresse et contact de livraison, dates prévues, instructions et incidents.
Il ne voit ni l’importateur, ni le client, ni le connaissement, ni les frais, ni les documents de douane. Le tableau complet figure dans plateforme de suivi logistique pour entreprises.
Tableau de bord, recherche et rapports
Le tableau de bord affiche les dossiers par étape, ceux qui sont en retard, les missions en cours et les frais dus. La recherche retrouve un dossier par référence, numéro de conteneur, connaissement ou nom du client ; des filtres isolent une étape, un port ou les retards. Les dossiers terminés s’archivent.
Pour l’analyse, les dossiers s’exportent en fichier Excel (séparateur point-virgule, accents corrects) et une synthèse s’imprime ou s’enregistre en PDF depuis le navigateur. Ces rapports sont inclus selon la formule.
Ce que cette solution ne remplace pas
- Votre comptabilité : TransitFlow suit les frais, les factures et les paiements d’un dossier, mais n’émet pas de facture officielle et n’encaisse aucun paiement.
- La déclaration en douane : le transitaire garde son outil de déclaration ; TransitFlow suit l’avancement des formalités.
- Les systèmes du port : aucune connexion automatique, les étapes sont saisies par vos équipes.
- Une planification automatique des tournées : l’affectation des camions reste faite par le transporteur.
Questions fréquentes
Mes dossiers sont-ils visibles par d’autres entreprises ?
Non. Chaque consultation est filtrée par entreprise : un utilisateur ne voit que les dossiers de la sienne, et un transporteur uniquement la vue limitée des missions qui lui sont confiées.
Quels documents puis-je joindre à un dossier ?
Des fichiers PDF, JPEG, PNG ou WebP de 1,5 Mo au maximum, classés par catégorie. Les documents ne sont jamais montrés au client ni au transporteur.
TransitFlow remplace-t-il ma comptabilité ?
Non. Il garde la trace des frais, factures et paiements d’un dossier, pour savoir ce qui est dû. La facturation officielle et l’encaissement restent dans votre outil habituel.
Puis-je exporter mes dossiers vers Excel ?
Oui, selon la formule. L’export produit un fichier qui s’ouvre directement dans Excel en français, avec le point-virgule comme séparateur.
Combien d’utilisateurs puis-je inviter ?
Cela dépend de la formule : les plafonds d’utilisateurs et de dossiers actifs augmentent de Starter à Entreprise et sont précisés dans le devis.
Pour aller plus loin
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